Tiêu chí chọn nhà cung cấp bao bì dược phẩm: 5 yếu tố cốt lõi

Tiêu chí chọn nhà cung cấp bao bì dược phẩm cần được xây dựng trên cả phương diện pháp lý, hệ thống quản lý chất lượng, điều kiện sản xuất, kiểm soát nguyên liệu và khả năng truy xuất. Đối với các nhà máy dược phẩm áp dụng GMP-WHO, việc đánh giá nhà cung cấp từ đầu giúp doanh nghiệp có cơ sở kiểm soát rủi ro trước khi đưa vật liệu bao bì vào sản xuất.

Tầm quan trọng của khâu đánh giá nhà cung cấp bao bì dược phẩm

Bao bì tiếp xúc trực tiếp với thuốc có vị trí đặc biệt trong hệ thống chất lượng dược phẩm. Theo quy định của pháp luật về dược, bao bì tiếp xúc trực tiếp là loại bao bì chứa đựng thuốc và tiếp xúc trực tiếp với thuốc, tạo hình hoặc bao kín theo hình dạng của thuốc. Bao bì loại này phải đáp ứng các yêu cầu về chất lượng trước khi được đưa vào quá trình sản xuất thuốc.

Ở góc độ sản xuất, một cấu trúc bao bì không phù hợp có thể ảnh hưởng đến khả năng bảo vệ thuốc trước các tác động từ môi trường như độ ẩm, ánh sáng, oxy hoặc các yếu tố cơ học. WHO cũng lưu ý rằng vật liệu bao bì và điều kiện bảo quản cần được xem xét để đảm bảo hoạt chất duy trì được trạng thái ổn định trong suốt thời hạn sử dụng của thuốc.

Do đó, lựa chọn nhà cung cấp không nên chỉ dựa trên báo giá hoặc khả năng đáp ứng số lượng. Một nhà cung cấp bao bì dược phẩm cần được đánh giá dựa trên hệ thống chất lượng, năng lực kiểm soát sản xuất và khả năng cung cấp hồ sơ chứng minh sự phù hợp của từng lô hàng.

Đặc biệt, khi có thay đổi về nguyên liệu, quy trình hoặc nhà cung cấp nguyên liệu đầu vào, doanh nghiệp cần có cơ chế kiểm soát và truy xuất phù hợp. Đây là cơ sở để xác định phạm vi ảnh hưởng nếu phát sinh vấn đề chất lượng trong quá trình sử dụng.

5 tiêu chí vàng đánh giá nhà cung ứng dược phẩm

1. Chứng nhận tiêu chuẩn quốc tế ISO 15378 còn hiệu lực

Một trong những tiêu chí quan trọng khi đánh giá nhà cung cấp bao bì sơ cấp là hệ thống quản lý chất lượng có phù hợp với đặc thù của ngành dược hay không.

ISO 15378:2017 là tiêu chuẩn được xây dựng riêng cho vật liệu bao bì sơ cấp sử dụng cho sản phẩm thuốc. Tiêu chuẩn này đưa các yêu cầu của ISO 9001:2015 cùng các yêu cầu GMP phù hợp với vật liệu bao bì sơ cấp vào hệ thống quản lý chất lượng. ISO xác nhận phiên bản ISO 15378:2017 vẫn còn hiệu lực sau lần rà soát năm 2023 và hiện có thêm Amendment 1:2024.

Khi thẩm định một nhà cung cấp, doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Chứng nhận ISO 15378 còn hiệu lực.
• Phạm vi chứng nhận có bao phủ sản phẩm và hoạt động liên quan.
• Tổ chức chứng nhận và thông tin trên chứng chỉ.
• Hệ thống kiểm soát nguyên liệu, sản xuất và thành phẩm.
• Quy trình xử lý sản phẩm không phù hợp.
• Cơ chế kiểm soát khiếu nại và hành động khắc phục.

Cần lưu ý, ISO 15378 không phải quy định pháp luật bắt buộc mọi nhà cung cấp bao bì dược phẩm đều phải có. Tuy nhiên, đây là tiêu chuẩn chuyên biệt dành cho thiết kế, sản xuất và cung cấp vật liệu bao bì sơ cấp cho thuốc, nên có giá trị tham khảo quan trọng trong quá trình đánh giá và phê duyệt nhà cung cấp.

2. Môi trường sản xuất và kiểm soát điều kiện nhà xưởng

Đối với bao bì sơ cấp, môi trường sản xuất cần được kiểm soát phù hợp với đặc tính sản phẩm và mức độ rủi ro của từng công đoạn.

Khi đánh giá nhà máy, doanh nghiệp có thể xem xét hệ thống phân khu sản xuất, kiểm soát vệ sinh, nguyên vật liệu, thiết bị và các điều kiện môi trường có ảnh hưởng đến chất lượng bao bì.

Các nội dung thường được xem xét gồm:

• Kiểm soát khu vực sản xuất và phân luồng nguyên vật liệu.
• Điều kiện vệ sinh và kiểm soát nhiễm bẩn.
• Kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm khi có yêu cầu.
• Kiểm soát áp suất và điều kiện môi trường đối với khu vực áp dụng.
• Quy trình vệ sinh thiết bị và khu vực sản xuất.
• Kiểm soát nguyên liệu đầu vào.
• Điều kiện lưu kho nguyên liệu và thành phẩm.

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp cung cấp hồ sơ hoặc tiến hành đánh giá trực tiếp tại nhà máy để xác định các điều kiện này.

Khái niệm “phòng sạch Class D” không nên được áp dụng máy móc cho mọi loại bao bì sơ cấp. Cấp độ kiểm soát môi trường cần được xác định dựa trên loại sản phẩm, quy trình sản xuất, yêu cầu chất lượng và tiêu chuẩn áp dụng. Điều quan trọng là nhà cung cấp phải chứng minh được hệ thống kiểm soát môi trường phù hợp với sản phẩm mà mình cung cấp.

WHO GMP nhấn mạnh việc kiểm soát các yếu tố liên quan đến cơ sở, thiết bị, nguyên vật liệu, quy trình và kiểm soát chất lượng nhằm đảm bảo sản phẩm dược được sản xuất và kiểm soát nhất quán theo tiêu chuẩn đã xác định.

3. Hồ sơ thẩm định quy trình và phiếu kiểm nghiệm lô

Khả năng kiểm soát chất lượng theo từng lô là một trong những nội dung cần được làm rõ trước khi phê duyệt nhà cung cấp.

Nhà cung cấp cần xác định rõ tiêu chuẩn kỹ thuật của từng loại bao bì và phương pháp kiểm tra tương ứng. Tùy cấu trúc và mục đích sử dụng, các chỉ tiêu có thể liên quan đến độ dày, kích thước, độ bền, độ kín, khả năng hàn, ngoại quan, độ bám dính hoặc các đặc tính kỹ thuật khác.

Bên cạnh đó, hồ sơ của từng lô giao hàng cần có khả năng nhận diện và truy xuất. Doanh nghiệp có thể yêu cầu:

• Phiếu kiểm nghiệm hoặc COA của từng lô.
• Mã lô và thông tin sản xuất.
• Tiêu chuẩn kỹ thuật được phê duyệt.
• Kết quả kiểm tra các chỉ tiêu đã thống nhất.
• Hồ sơ truy xuất nguyên liệu khi cần.
• Hồ sơ xử lý sai lệch hoặc sản phẩm không phù hợp nếu phát sinh.

Đối với DQ, IQ, OQ và PQ, đây là các khái niệm liên quan đến hoạt động thẩm định và đánh giá chất lượng thiết bị, hệ thống hoặc quy trình. Không nên mặc định mọi nhà cung cấp đều phải cung cấp một bộ DQ/IQ/OQ/PQ giống nhau. Phạm vi hồ sơ cần được xác định theo thiết bị, quy trình và thỏa thuận chất lượng giữa hai bên.

Trong khi đó, COA hoặc hồ sơ kiểm nghiệm theo lô cần được quy định rõ trong tiêu chuẩn sản phẩm và thỏa thuận chất lượng để đảm bảo mỗi lô bao bì giao đến nhà máy có đầy đủ thông tin kiểm soát cần thiết.

4. Quy trình kiểm soát thay đổi nghiêm ngặt và khả năng truy xuất

Change Control là một nội dung đặc biệt quan trọng trong quản lý nhà cung cấp bao bì dược phẩm.

Trong quá trình sản xuất, nhà cung cấp có thể phát sinh thay đổi về nguồn nguyên liệu, nhà cung cấp nguyên liệu, loại nhựa, mực in, keo ghép, lớp phủ, thiết bị hoặc thông số công nghệ. Không phải mọi thay đổi đều có mức độ ảnh hưởng giống nhau, nhưng những thay đổi có khả năng tác động đến chất lượng sản phẩm cần được nhận diện và đánh giá trước khi áp dụng.

Vì vậy, khi đánh giá nhà cung cấp, doanh nghiệp nên làm rõ:

• Những thay đổi nào phải thông báo trước.
• Thời gian thông báo trước khi thay đổi được áp dụng.
• Có cần cung cấp mẫu mới để đánh giá hay không.
• Có cần thực hiện lại phép thử hoặc đánh giá tương thích hay không.
• Trường hợp nào cần phê duyệt của khách hàng.
• Hồ sơ thay đổi được lưu trữ và truy xuất như thế nào.

Đặc biệt với bao bì sơ cấp, doanh nghiệp nên quy định rõ cơ chế thông báo khi thay đổi nhà cung cấp nguyên liệu màng, mực in, keo hoặc các thành phần có khả năng ảnh hưởng đến đặc tính của bao bì.

Khả năng truy xuất cũng cần được kiểm tra song song. Mã lô sản xuất, nguyên liệu sử dụng và hồ sơ kiểm tra cần có mối liên hệ rõ ràng để doanh nghiệp có thể xác định phạm vi ảnh hưởng nếu phát sinh sai lệch.

WHO GMP yêu cầu các quy trình sản xuất, kiểm tra và các hoạt động liên quan đến chất lượng phải được xác định, xác nhận, xem xét và ghi nhận phù hợp.

5. Kiểm nghiệm thôi nhiễm, chiết xuất và khả năng tương thích

Đối với bao bì tiếp xúc trực tiếp với thuốc, khả năng tương thích giữa vật liệu và sản phẩm cần được xem xét dựa trên đặc tính cụ thể của từng hệ bao bì.

Tùy loại vật liệu, dạng bào chế, điều kiện tiếp xúc và thời gian sử dụng, doanh nghiệp có thể cần đánh giá các nguy cơ liên quan đến chất chiết xuất, chất thôi nhiễm hoặc sự tương tác giữa vật liệu bao bì và thuốc.

Các nội dung cần xác định có thể bao gồm:

• Thành phần và cấu trúc vật liệu.
• Dạng bào chế của thuốc.
• Điều kiện bảo quản.
• Thời gian tiếp xúc.
• Các chất có khả năng di chuyển từ vật liệu vào sản phẩm.
• Các yêu cầu thử nghiệm theo tiêu chuẩn hoặc dược điển áp dụng.

Các phép thử Extractables & Leachables (E&L) cần được xác định theo đánh giá rủi ro và đặc tính của từng hệ bao bì, thay vì áp dụng một danh mục giống nhau cho tất cả sản phẩm.

Tương tự, USP Class VI là một phép thử liên quan đến phản ứng sinh học của một số vật liệu polymer theo phạm vi áp dụng của dược điển, không nên mặc định đây là yêu cầu bắt buộc cho mọi loại bao bì dược phẩm. Doanh nghiệp cần xác định tiêu chuẩn thử nghiệm dựa trên vật liệu và mục đích sử dụng cụ thể.

WHO cũng nhấn mạnh rằng cần đảm bảo hoạt chất trong thuốc duy trì tính ổn định và không bị ảnh hưởng bởi vật liệu bao bì hoặc điều kiện bảo quản.

Bảng ma trận chấm điểm năng lực nhà cung cấp

Sau khi xác định các tiêu chí kỹ thuật, doanh nghiệp có thể xây dựng ma trận 100 điểm để đánh giá và so sánh các nhà cung cấp theo cùng một phương pháp.

Thang điểm trên có thể được điều chỉnh theo yêu cầu riêng của từng nhà máy và loại bao bì.

Audit nhà máy trước khi phê duyệt

Đối với các nhà cung cấp bao bì sơ cấp có mức độ ảnh hưởng cao đến chất lượng thuốc, việc đánh giá hồ sơ nên được kết hợp với Audit thực địa tại nhà xưởng.

Một quy trình có thể triển khai theo 5 bước:

1. Pre-qualification: đánh giá hồ sơ pháp lý, chứng nhận và năng lực ban đầu.

2. Technical review: đánh giá cấu trúc vật liệu, tiêu chuẩn kỹ thuật và phương pháp kiểm nghiệm.

3. Factory Audit: kiểm tra thực tế nhà xưởng, kho, thiết bị, quy trình sản xuất và hệ thống chất lượng.

4. Trial & qualification: thử mẫu, đánh giá trên dây chuyền đóng gói và hoàn thiện hồ sơ kỹ thuật.

5. Supplier approval: phê duyệt nhà cung cấp và thống nhất yêu cầu trong Quality Agreement.

Quy trình này giúp doanh nghiệp không chỉ đánh giá “nhà cung cấp có chứng chỉ gì” mà còn xác định cách hệ thống chất lượng được vận hành trên thực tế.

Rủi ro pháp lý khi chọn sai đối tác bao bì dược

Việc lựa chọn nhà cung cấp bao bì không phù hợp có thể tạo ra rủi ro ở cả cấp độ chất lượng sản phẩm và quản lý hồ sơ.

Nếu phát hiện sự không phù hợp của bao bì, doanh nghiệp có thể phải thực hiện điều tra, đánh giá phạm vi ảnh hưởng, kiểm soát các lô liên quan và triển khai hành động khắc phục. Trong trường hợp vấn đề liên quan đến sản phẩm thuốc đã lưu hành, tùy mức độ và tính chất của sai lệch, doanh nghiệp có thể phải thực hiện các biện pháp xử lý theo yêu cầu quản lý chất lượng và quy định hiện hành.

Một tình huống cần đặc biệt lưu ý là hồ sơ đã phê duyệt không còn phản ánh đúng vật liệu hoặc quy trình thực tế của nhà cung cấp. Ví dụ, nhà cung cấp thay đổi nguyên liệu hoặc một thành phần của cấu trúc bao bì nhưng không thực hiện cơ chế thông báo và đánh giá thay đổi theo thỏa thuận. Khi phát hiện, nhà máy phải xác định thời điểm thay đổi, các lô bị ảnh hưởng và mức độ tác động đến chất lượng thuốc.

Rủi ro kinh tế khi đó không chỉ nằm ở giá trị bao bì. Doanh nghiệp còn có thể phát sinh chi phí kiểm nghiệm, điều tra, cách ly sản phẩm, xử lý hàng hóa, sản xuất thay thế hoặc các chi phí liên quan khác. Mức thiệt hại cụ thể phụ thuộc vào từng trường hợp và không thể mặc định ở một con số cố định.

WHO xác định GMP là một phần của hệ thống đảm bảo chất lượng nhằm đảm bảo thuốc được sản xuất và kiểm soát nhất quán theo tiêu chuẩn phù hợp; hệ thống này cũng nhằm giảm các rủi ro vốn có trong quá trình sản xuất dược phẩm và bảo vệ người bệnh khỏi những sản phẩm không đáp ứng yêu cầu về chất lượng, an toàn hoặc hiệu quả.

Kết luận

Tiêu chí chọn nhà cung cấp bao bì dược phẩm cần được xây dựng dựa trên cả yêu cầu pháp lý, hệ thống chất lượng và năng lực sản xuất thực tế. 5 nhóm tiêu chí quan trọng gồm: ISO 15378 và hệ thống quản lý chất lượng; điều kiện sản xuất; hồ sơ kiểm soát chất lượng theo lô; Change Control và truy xuất; kiểm nghiệm tương thích, chiết xuất và thôi nhiễm phù hợp với từng loại bao bì.

Trong đó, ISO 15378:2017 là tiêu chuẩn chuyên biệt cho vật liệu bao bì sơ cấp dùng cho thuốc và hiện vẫn còn hiệu lực. Tiêu chuẩn này kết hợp yêu cầu của ISO 9001:2015 với các yêu cầu GMP áp dụng cho vật liệu bao bì sơ cấp.

Tại Đông Âu Packing, hệ thống quản lý chất lượng ISO 15378 được áp dụng cho vật liệu bao bì tiếp xúc trực tiếp với dược phẩm. Công ty có kinh nghiệm hoạt động từ năm 2008, triển khai các công nghệ Gravure, Flexo, ghép màng và gia công bao bì, phục vụ ngành dược phẩm cùng các lĩnh vực thực phẩm, thực phẩm bảo vệ sức khỏe, mỹ phẩm, hóa chất và thú y.

Quy trình hợp tác của Đông Âu được xây dựng theo hướng tư vấn cấu trúc và vật liệu dựa trên đặc tính sản phẩm, điều kiện bảo quản và dây chuyền đóng gói; sau đó thực hiện làm mẫu, kiểm tra màu, thử nghiệm trên dây chuyền khách hàng trước khi triển khai sản xuất.

Đối với doanh nghiệp dược phẩm, một nhà cung cấp bao bì không chỉ cần đáp ứng đúng thông số kỹ thuật tại thời điểm ký hợp đồng, mà còn cần duy trì khả năng kiểm soát chất lượng, ổn định sản xuất và truy xuất trong suốt quá trình hợp tác. Đây là nền tảng để xây dựng mối quan hệ cung ứng lâu dài và phù hợp với yêu cầu quản lý chất lượng của ngành dược.